QUY ĐỊNH SỬ DỤNG XE CÔNG TY

Được sửa đổi và cải tiến 1 lần / tháng nếu có góp ý thống nhất và công bố toàn công ty.

Đối tượng

1. Chịu trách nhiệm: Phòng Nhân sự
2. Người thực thi: Tài xế
3. Cung cấp: Nhân viên sử dụng xe
4. Hỗ trợ: Bộ phận Văn phòng, Bộ phận Bán hàng, Bộ phận Dự án

Mục đích

1.  Thống nhất nguyên tắc chung giữa toàn thể nhân viên công ty về việc sử dụng và quản lý xe phục vụ cho hoạt động bán hàng
2. Đảm bảo việc sử dụng xe ô tô với đúng mục đích, đúng nguyên tắc và công bằng giữa các bên tham gia

Nguyên tắc

Nguyên tắc chung trong quản lý và sử dụng xe

1. Xe ô tô chỉ được phục vụ cho nhu cầu dẫn khách hàng đi tham quan dự án, ký hợp đồng mua bán, công chứng… , không được sử dụng với mục đích riêng. 
2. Đối tượng được sử dụng xe là nhân viên kinh doanh đi dẫn khách hoặc admin dự án sử dụng đi công chứng, ký hợp đồng, làm thủ tục ngoài thành phố.

Quy trình điều xe

1. Người có nhu cầu sử dụng xe phải nhắn tin đăng ký sử dụng xe (theo mẫu) gửi cho Trưởng bộ phận duyệt sau đó báo cho Phòng Nhân sự (ví dụ: Khối kinh doanh do Trưởng bộ phận bán hàng duyệt). Phòng Nhân sự sẽ xác nhận thông tin trong thời gian 30 phút.
2. Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu sử dụng xe đi về trong ngày phải đăng ký cho PNS trước đó 1 ngày. Nếu đi về từ 2 ngày trở lên phải báo trước 2 ngày
3. Trong trường hợp thiếu xe thì sẽ xem xét quyền sử dụng xe theo mức độ quan trọng, ưu tiên và điều thêm xe 

Mức độ ưu tiên điều thêm xe

1. Ưu tiên 1: Trường hợp sử dụng xe để đón khách hàng
2. Ưu tiên 2: Trường hợp quãng đường đi xa  ( Ví dụ: Dự án STC, các dự án ngoại thành)

Trách nhiệm

Trách nhiệm nhân viên sử dụng xe

1. Trưởng bộ phận bán hàng phải có kế hoạch đi thị trường báo cho PNS cập nhật ,sắp xếp tài xế và thông báo lịch lên cho toàn công ty năm.
2. Sử dụng đúng mục đích, đi đúng giờ, đúng nơi xuất phát như đã đăng ký 
3. Có trách nhiệm tham gia bảo vệ tài sản, tạo điều kiện cho lái xe hoàn thành nhiệm vụ
4. Hạn chế tối đa việc sử dụng xe ngoài kế hoạch ( đột xuất) và sử dụng xe sau 18 giờ
5. Đảm bảo giữ vệ sinh chung, không hút thuốc, ăn uống, mang thức ăn có mùi trên xe.

Thái độ, trách nhiệm của tài xế

1. Trang phục: quần áo chỉnh tề, sạch sẽ, lịch sự. Đi giày hoặc dép quai hậu khi điều khiển xe
2. Thái độ:
   1. Mở cửa cho khách hàng khi lên, xuống xe, hướng dẫn người sử dụng xe sử dụng các thiết bị và chấp hành quy định sử dụng xe tránh sai phạm, hư hỏng
   2. Tích cực hỗ trợ nhân viên sử dụng xe và khách hàng cung cấp các thông tin theo yêu cầu mà mình biết và đúng sự thật.
3. Trách nhiệm:
   1. Chấp hành đúng luật lệ giao thông và đảm bảo an toàn giao thông. Tự chịu mọi trách nhiệm nếu vi phạm luật giao thông.
   2. Chấp hành đúng quy định của công ty và sẵn sàng làm việc ngoài giờ, đi công tác xa khi có yêu cầu
   3. Đưa đón đúng thời gian, địa điểm không tự ý điều chỉnh lộ trình lái xe đi đến địa điểm khác khi không được sự đồng ý của công ty
   4. Đảm  bảo vệ sinh xe luôn luôn sạch sẽ, không có mùi khi đón khách
   5. Trung thực, hòa nhã, vui vẻ hợp tác lịch sự với mọi người thể hiện đúng văn hóa công ty

Trách nhiệm của đội hỗ trợ

1. Hỗ trợ tiếp nhận thông tin và sắp xếp lịch sử dụng xe 
2. Thanh toán, hỗ trợ các vấn đề liên quan đảm bảo duy trì hoạt động xe đúng nhu cầu của toàn thể nhân viên